L'équipe sinodale diocesana può lavorare attraverso dei coordinatori per svolgere le riunioni di consultazione sinodale in tutta la diocesi. Per esempio, la consultazione sinodale all'interno di una parrocchia può essere supervisionata da un coordinatore in quella parrocchia, lavorando con un'equipe parrocchiale. Tutti i coordinatori dovranno essere informati sullo spirito, gli obiettivi e gli atteggiamenti del processo sinodale, e dovranno avere accesso alle risorse pertinenti, compreso il Vademecum e il sito web del Sinodo.
I coordinatori possono poi discernere e pianificare i modi più appropriati per raggiungere i loro vari segmenti di fedeli, in comunicazione con l'equipe sinodale diocesana.